読み屋（@Books_Yomiya）です。
仕事中、メールアプリを開いたまま仕事をしていませんか？
そして、メールの通知が来るたびに、そちらに気を取られているという経験も同時に発生しているのではないでしょうか。
定時になってもなかなか帰れない、仕事がいつまでたっても片付かない、という悩みを抱えているという方が多いと感じています。
そのお悩みの元凶の一つが、メールの通知を常にオンにして、メールが来るたびにチェックしてしまうという習慣にあると考えています。
特に日本のホワイトカラーにとって、メールは切っても切り離せない関係。
SlackやTeamsなどのチャットアプリも台頭していますが、大多数の企業におけるコミュニケーションはいまだメールがほとんどでしょう。
メールの対処法を知ることで大きく生産性を向上できることでしょう。
合わせてこちらの記事も参考にしてください。
受信トレイを常にチェックするのはやめたほうがいい
マッキンゼーの研究所によると、一日の仕事の作業時間のうち、3分の1近くをメールの管理に費やしているそうです。
更に、平均的な人は１日に77回のメールチェックをしており、1日当たり122通以上のメールを送受信し、更には週の仕事の28%以上を絶えずメールの流入に費やしているそうです。（Stop Checking Your Email All The Time (How to Create Better Email Habits）
私たちが働くうえで、仕事のかなりの部分をメールの処理に費やしており、メールに対する考え方や処理の仕方を工夫することで私たちの生産性を大きく向上できる可能性を秘めています。
それでは、まずはなぜ受信トレイを常にチェックしたくなるのか？確認していきましょう。
受信トレイを常にチェックしたくなる心理とは？
メール受信のプッシュ通知が来たらすぐに開きたくなる衝動に駆られた経験はないでしょうか。
なぜ受信トレイを常にチェックしたくなるのでしょう？
それは私たちの脳の構造が大きく関わっていると言われています。
私たちの脳というのは、完成を求めて設計されています。タスクが完了したことを認識すると、脳は気分が良くなると言われているドーパミンを放出します。
（参考： The Psychological Reason Why You Are So Addicted to Achieving ‘Inbox Zero’ ）
メールというのは簡単なものであれば1分以内に片づけられてしまうので、目に見えてタスクの完了を認識しやすく、ドーパミンを放出しやすい行動と考えられています。
こうして、受信トレイを常に覗いて、メールが来たらすぐに処理してしまう、という行動を繰り返して喜びを感じるようになってしまうのです。
メールというのは、未読の件数などですぐに処理したかどうか一目瞭然で見分けがつくため、仕事の進捗を管理しやすい反面、処理するごとに脳の報酬系の部位が強化されてしまうため、メールを覗きすぐ処理するという行為に依存性があるのです。
一方、資料の作成などといった仕事は進捗が見えにくく、ドーパミンを放出しにくいという特性があるため、先延ばしにしてしまいがちになります。
このような自分の脳の構造を正しく理解し、行動することであなたの生産性を大きく向上させることができるでしょう。
受信トレイを常にチェックするのはやめたほうがいい理由
受信トレイを常にチェックすることで、あなたの注意力を散漫にさせています。
カリフォルニア大学アーバイン校の研究者によると、集中していたタスクを中断後、その元のタスクに戻るまでに平均で約25分（正確には23分15秒）かかると言います。
メールは仕事において注意力を散漫にさせる主な原因です。
仕事中、メールの通知によってあなたの集中を奪われた経験はないでしょうか。
メールの通知を確認するのに30秒もかからないかもしれませんが、実際に失っている時間は30秒ではありません。元のタスクに戻るまでの時間を足して、25分30秒もの時間を失っているのです。
これでは、なかなか仕事が進まないと思いませんか？
更に、難しい仕事を先延ばしするために簡単なメールを処理する…、こういう経験はないでしょうか？
メールというのは気晴らしの一種であり、かつ先延ばしの一種でもあります。
まとめると以下が受信トレイを常にチェックすることはやめたほうがいい理由です。
- 受信トレイを常にチェックすることで注意力が散漫になる（一度中断したタスクに戻るまでに平均25分要する）
- やらなければならない仕事を先延ばししがちになる
効率的にメールを処理するためには
それでは、生産性を向上させるためにどのようにメールに立ち向かえばよいのか。その方法をお伝えしていきます。
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メールを処理する時間を決める
第一に、常に受信トレイをチェックするのはやめましょう。
バッチ処理のように、メールを処理する時間帯を決めて集中的に処理するのです。
恐らく毎日数十～数百のメールを受信しているのではないでしょうか。ただし、メールというのはすぐその瞬間処理する必要はありません。
その日のうちにチェックして返信すれば問題ない内容がほとんどだと考えます。
従って、メールを処理する時間を午前、午後、夕方の3回くらいに分けて集中して処理していきましょう。
更に、処理にかかる時間をおおよそ決めて、その時間内に処理するということを習慣化しましょう。（経過時間が確認できるタイマーを机に置くのがおすすめです。）
そうすることでだらだらとメールを読むという悪習慣を断つことができ、自分の時間を意識した働き方ができるようになるはずです。
こうすることで、取り掛からなければならない重要な仕事に集中することができ、あなたの生産性は確実に向上するはずです。
メールのプッシュ通知は基本的にオフが正しい
基本的に、メールのプッシュ通知はオフにしておきましょう。
メールの通知を見るだけで、そのメールを開いて確認したいという衝動に駆られてしまい、あなたの注意力を奪う元凶になってしまいます。
可能ならば、パソコンの通知だけでなく、ラインやツイッターなどのスマホの通知も同様にオフにすることをお勧めします。
基本的に、集中すると決めたならば、なるべくあなたの気が散る材料になるものは排除して、そのタスクに集中すべきです。
受信トレイを常にチェックするのはやめたほうがいいまとめ
受信トレイを常にチェックするのは、確実に避けましょう。
今回の件、まとめると以下になります。
- メールというのは、簡単に処理ができてしまい、チェックするという行為に依存性がある
- 受信トレイを常にチェックすることで注意力が散漫になる
- やらなければならない仕事を先延ばししがちになる
今後は以下の通り行動しましょう。
- メールは、午前／午後／夕方、など時間を決めて処理すること
- メールのプッシュ通知、更にスマホの通知機能も極力オフにして、受動的に新着を確認することはやめる
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