メールのフォルダ分けは極力やめるべき理由

生産性

読み屋（@Books_Yomiya）です。

日本のホワイトカラーの生産性が低いと近年話題になっていますが、その元凶の一つがメールにあると考えています。

メールの仕分けに時間をかけているという方が今でも多数いらっしゃると思いますが、結論から言うと、メールのフォルダ分けは生産性が低く、非効率なため極力やめるべきです。

ある調査では、９割以上の企業にメールに関するビジネス研修がないためにメールの処理の方法は人によって多種多様です。

独自の非効率なやり方でメールの処理を続けていると、場合によっては年間何十時間もの時間を失う結果につながりかねません。

最近ではSlackやチャットワークなど、脱メールでスピードと生産性を上げようという試みが徐々に広まっているようです。

しかし、まだまだ大多数の企業でメール文化を止めるのは無理があるため、まずはメールの処理に時間をかけないという習慣から構築していくことが重要でしょう。

なぜ、メールのフォルダ分けは極力やめるべきなのか？

IBMの研究によると、メールをフォルダ分けしたうえで対象のメールを探すよりも、実際にただ検索してメールを探すほうが約3倍速く見つけれられる可能性があるとのこと。

345人のユーザーによる調査で、メールの検索機能を使用したユーザーは、各メールをフォルダーに分類したユーザーと同じくらい簡単に関連するメールを見つけることができることがわかったそうです。

検索機能によるメールの検索には平均17秒、仕分けたフォルダーによるメールの検索には平均58秒かかったということ。

わざわざ仕分けて、更に普通に検索したほうが早いとなれば、メールを仕分ける意味はほとんどないばかりか、かなり非効率的だとわかります。

例えば、取引先や案件ごと、優先順位などでフォルダを分けていませんか？

基本的に分ける意味がないので、こういった仕分けはすぐにでもやめましょう。

基本的にフォルダ分けが必要なのは主に以下の３つくらいだと思います。

あくまでもメールは、タスクの管理に使用するのがベター。

メールの返信が完了したら、未完了フォルダから完了済みフォルダに移すという具合に、未完了フォルダをタスクの見える化に利用するのです。

グーグルなどの先進企業ではそもそもメールをあまり使わないと言われています。（ニューエリートグーグル流・新しい価値を生み出し世界を変える人たち）

社内の誰かに質問したいなら、直接チャットで確認し、その場で結論を出すということを徹底しているそうです。

そうやって、「仕事を早く進める」文化を形成しているそうです。

メールの場合、文章をまとめたり、１回のメールで案件が片付かない場合がほとんどです。何日もかけて結論がやっと出る、というように非効率なコミュニケーション方法なのです。

Googleでは、オンラインチャットを活用して、メンバー全員がチャット内で意見を出しながら一気に結論を出すことで仕事を早く進めているのです。

先進的な企業ではチャット文化に移行しつつ、スピード感を持って仕事を進めているのです。

メールのフォルダ分けは極力やめるべき理由まとめ

生産性を上げるために、まずはメールのフォルダ分けを極力やめることから始めてみませんか？

まとめると以下です。